Ghid de Utilizare

Cum se folosește eficient PontajOK

Cum se folosește PontajOK

Iată ce vei vedea în primă instanță folosind varianta de desktop. Nu uita însă că oricare din cele două opțiuni, desktop sau mobil, îți oferă libertate completă când vine vorba de time management. Iar dacă pentru angajații tăi tot ce contează e să folosească butonul Start/Stop, fără alte bătăi de cap, pentru tine ar putea conta și faptul că aplicația e GDPR-ready și oferă o bază de date criptată.

În plus, atunci când folosești aplicația de pontaj electronic PontajOK plătești doar dacă ai peste 5 useri înregistrați în sistem.

Ghid de Utilizare

Crearea unui cont de firmă

Crearea contului de firmă este foarte simplă. Instalează-ți aplicația de pontaj electronic PontajOK, iar la prima accesare ți se va cere să te înregistrezi. Pe prima pagină ți se vor cere datele companiei: numele și codul unic de înregistrare (CUI). Introdu aceste informații și treci la pagina 2, unde îți vei completa numele, prenumele și adresa de mail. Odată ajuns la pagina 3 va trebui să alegi un nume de utilizator și o parolă, pe care va trebui să o scrii de două ori. Te sfătuim să citești și politica de confidențialitate, deoarece vei putea termina procesul de înregistrare al contului doar bifând că ești de acord cu aceasta. Imediat ce toate datele sunt completate vei avea acces la contul tău de administrator (acesta i se cuvine celui care înregistrează firma în sistemul de pontaj electronic.

detalii
adaugarea unui angajat

Adăugarea unui angajat

Pentru a adăuga simplu și rapid un nou angajat în aplicația de pontaj, folosește varianta de desktop a PontajOK. Odată logat, accesează secțiuni Utilizatori, apasă butonul Invită utilizator, și completează adresa de email a noului user al softului de pontaj. Apasă buton Invită utilizator, iar mailul referitor la noul cont va ajunge imediat la acesta. Ține cont de faptul că tu vei fi din start supervizorul noului cont, fiind cel care a gestionat invitația.

detalii
Ghid de Utilizare

Crearea unui client

Ca să gestionezi mai ușor clienții, proiectele și taskurile și ca să ai un overview clar asupra a tot ceea ce înseamnă time management în compania ta trebuie să organizezi foarte bine informațiile. Pentru a crea un client trebuie să intri în secțiunea Companie și să accesezi secțiunea Clienți. Apasă butonul Adaugă client, iar în fereastra pop-up apărută îi vei scrie numele pentru a salva apoi informația.

detalii
Ghid de Utilizare

Crearea unui proiect

Având o imagine clară a timpului alocat proiectelor vei reuși să organizezi mai bine proiectele în care tu și echipa ta sunteți implicați. Introdu toate proiectele în aplicația de pontaj și urmărește cu atenție timpul dedicat fiecăruia în parte. Pentru a crea un proiect nou intră în secțiunea Companie și apoi în Proiecte. Apoi mai ai un singur pas, apasă butonul Adaugă proiect și finalizează acest pas.

detalii
Ghid de Utilizare

Crearea unui task

Pentru că fiecare proiect poate fi destul de segmentat, am gândit și o împărțire pe taskuri. Astfel vei putea obține o imagine de ansamblu a activităților angajaților tăi. Intră în secțiunea Companie și accesează Taskuri. Butonul Adaugă task te va ajuta să organizezi foarte clar activitățile fiecărui proiect.

detalii
Ghid de Utilizare

Legăturile Client – Proiect – Task

Clienții, proiectele și taskurile se pot interconecta. Astfel, statisticile pe care le vei accesa îți vor ușura munca de planificare a activităților angajaților tăi. În secțiunea Proiecte vei vedea lista completă a acestora. Selectează proiectul dorit, click dreapta, apasă Actualizează proiect și alocă-l clientului dorit, adaugându-i și o descriere. Intrând în Taskuri vei vedea din nou o listă, cea a sarcinilor existente în sistem. La fel ca și în cazul proiectelor, poți accesa taskul dorit din listă și cu un click dreapta vei putea să îl actualizezi cu diverse informații utile gestionării activității companiei tale.

detalii
Ghid de Utilizare

Pornire/Oprire pontaj

Nimic mai simplu, mai ales când vine vorba de angajații tăi. Tot ce trebuie să facă este să intre în cont de pe mobil sau desktop și să apese butonul verde Start. La final de activitate trebuie să acceseze același mediu (mobil/desktop) și să apese butonul roșu Stop.

Ca administrator al companiei, vei putea vizualiza din dashboard toate activitățile tale și ale angajaților tăi pe ziua în curs, împreună cu toate detaliile asociate (clienți, proiecte, taskuri). Astfel, la final de zi vei avea o imagine clară a activităților tuturor.

detalii
Ghid de Utilizare

Accesarea foii colective de prezență

Esența aplicației de pontaj, și anume respectarea legislație în vigoare, este accesarea foii colective de prezență. Pentru a o descărca accesează secțiunea Statistici -> Foaie colectivă de prezență și alege informațiile care te interesează. Poți descărca o foaie colectivă de prezență lunară sau poți extrage date pentru fiecare angajat în parte pe fiecare lună care te interesează.

detalii
Ghid de Utilizare

Raportul Clienți/Proiecte/Taskuri

Așa cum am mai menționat, aplicația noastră are ca esență respectarea legii, însă pentru a o face cu adevărat utilă pentru antreprenori, am inclus în ea o serie de date și informații care să ofere un overview referitor la activitățile angajaților companiei și timpul petrecut în ducerea la bun sfârșit a taskurilor. Astfel,unul din cele mai utile rapoarte pe care le poți accesa în PontajOK este cel legal de clienți, rapoarte și taskuri.

Accesând Statistici și apoi Raport Clienți/Proiecte/Taskuri vei putea filtra ce informații să descarci pentru a observa activitatea angajaților referitoare la diverse taskuri din proiectele în care sunt implicați pentru clienții pentru care aceștia lucrează. Alege clientul, proiectul și taskul dorit, precut și perioada care te interesează și vei obține în câteva secunde informația dorită.

detalii
Ghid de Utilizare

Crearea concediului

Fiecare angajat își poate gestiona timpul liber din contul său PontajOK. Pentru a înregistra un concediu contul trebuie accesat de pe desktop, iar din secțiunea Concedii totul e foarte simplu prin butonul Adaugă concediu. Cu ajutorul calendarului perioada se stabilește ușor. Motivația concediului se poate alege din lista existentă, la fel ca și înlocuitorul. În plus, se pot adăuga și comentarii.

detalii
Ghid de Utilizare

Vizualizarea concediilor

Pentru administrator sau pentru liderii de echipă este foarte importantă informarea legată de prezența (implicit activitatea) sau absența angajaților incluși în sistemul PontajOK. Tot din secțiunea Concedii se pot vizualiza detaliile complete ale concediilor tuturor – durata, motive, înlocuitori etc.

detalii